Documentación Inmobiliaria

¿Qué documentación interviene en una captación inmobiliaria?

En cualquier captación inmobiliaria debemos ser conscientes de la cantidad de material que precisamos, no solo para la venta sino para la publicitación del bien inmueble. En ocasiones, la cantidad de términos propios del mundo inmobiliario y el significado que esconden puede llegar a ser abrumador.  Hoy hemos decidido hacer un glosario de los principales documentos que intervienen en las operaciones inmobiliarias y explicar brevemente su significado.

  • Escritura de la propiedad: el propietario sabe dónde la tiene. Necesitamos datos de notaría, protocolo, fechas y una rápida lectura nos indicará el modo por el cual adquirió la propiedad, información sobre los transmitentes y el importe de la transmisión.
  • Referencia catastral: ¿la tenemos nosotros? En el recibo del IBI aparece y debemos ayudar al propietario indicándoselo. Nos servirá de base para apuntar que el valor fiscal del suelo es tanto, de la construcción otro tanto y que no debemos escriturar por más o por menos para que el comprador no deba afrontar una liquidación complementaria de la Agencia Tributaria. Sobre este dato debo comentar que, si bien el cálculo impositivo por parte de la Agencia Tributaria viene determinado por los valores catastrales del bien inmueble en la ponencia de valores, la experiencia piloto iniciada en la Comunidad Autónoma de Castilla la Mancha determina este valor como la media de los datos zonales aportados directamente por notarios y registradores, siendo estos los que sirven de base para el cálculo de la base imponible del impuesto.

  • Nota Simple del Registro actualizada: o bien la consigue el propietario desplazándose, rellenando unos formularios tipo y abonando 4 euros, o bien la puede obtener por internet. Nosotros debemos brindarle nuestra ayuda ocupándonos de este asunto, con una simple inversión de 8 euros, que incluso deberíamos haber realizado antes de la visita.
  • Contratos o derechos sobre el bien: ¿hay hipotecas, derechos reales inscritos, usufructos, expedientes administrativos o urbanísticos? En la Nota Registral aparecen, por lo que nos prestaremos a hacer la investigación. En el caso que haya alquileres, me debe presentar el contrato del cual apuntaré todos los datos en referencia a los inquilinos, duración, renta y otros extremos oportunos para formalizar la compra venta y en su caso los derechos de tanteo y retracto, su notificación previa y resolución.
  • Contrato de mandato de venta o encargo profesional de venta del inmueble: lo rellenaremos totalmente y lo firmarán todas las partes. En el caso de que el captador inmobiliario, no sea la persona física o jurídica apoderada notarialmente, el contrato estará previamente firmado por un representante legal de la empresa. En el caso de que nosotros seamos los titulares o apoderados, lo firmaremos en presencia del propietario. Debe existir cláusula conforme se nos autoriza a realizar las gestiones oportunas frente a las administraciones implicadas, Ayuntamiento, Registro, Catastro…

En el apartado de precio de venta del inmueble debemos poner una cláusula determinante conforme el precio ahora fijado se podrá modificar tras la realización de la tasación y se ajustará a la realidad de superficie y antigüedad del inmueble y a los posibles cambios del mercado pudiendo abaratarse o incrementarse. Notificaremos al propietario que el día siguiente debe pasar por nuestro despacho profesional con el fin de firmar un original debidamente cumplimentado.

  • Cédula de habitabilidad: ¿la tiene, la ha tenido alguna vez? Pondremos los recursos técnicos de la empresa para que nuestro arquitecto, o profesional competente, pase por el piso y, tras las mediciones y comprobaciones pertinentes, realice el papeleo y trámites oportunos a fin de presentarla ante notario el día de la compra venta.
  • Certificado de eficiencia energética: ¿tiene? Es obligatoria por ley su presentación en la firma de compra venta y en algunas comunidades autónomas para la publicitación del bien. El mismo profesional lo elaborará, siendo así más económico, rápido y ágil.

  • Planos: no es obligatorio ni necesario presentarlos, pero con la actuación de nuestro profesional competente, matamos tres pájaros de un tiro. Si el propietario conserva la posible tasación hipotecario que le hicieron en su día y la tiene a mano, se la pedimos ya que suele disponer del plano de la vivienda y así aprovechamos para darle un vistazo al valor de tasación del piso cuando lo adquirió.
  • Recibos del IBI y basuras: o bien los guarda ordenadamente o bien le explicamos que es necesario pedir un certificado al ayuntamiento. Con la firma del mandato de venta nos autoriza a realizar frente a las administraciones las gestiones oportunas para recabar toda la información necesaria.
  • Cuota de participación en división horizontal: el dato lo conseguimos o bien en la escritura, o en la consulta descriptiva y gráfica de datos catastrales de bien inmueble y, posiblemente, en la nota registral. Más importante es saber el importe mensual de las cuotas ordinarias y de las derramas pendientes.

Es norma no escrita que el propietario se hará cargo de las cuotas ordinarias hasta el mes en curso de la transmisión del bien y a partir de ahí será el nuevo propietario quien las afronte. En referencia a las derramas, si fueran importantes en cuantía, por ejemplo, la instalación de un ascensor o reforma del portal y cuartos de contadores; se tendrán que negociar, ya que como quedan a favor del nuevo propietario, debería ser él quien las abonara, siempre que en la valoración del piso no lo hayamos ya tenido en cuenta.


  • Certificado de pagos a la comunidad: este documento debe estar actualizado a la mensualidad de fecha de firma de la compra venta por lo que le pediremos los datos del administrador y presidenta o presidente de la comunidad de propietarios para obtenerlo quince días antes de la firma en notaría.
  • Facturas de suministros agua, gas, electricidad: con el fin de dejar limpia la compraventa en dos aspectos. El primero, en función de los consumos justo hasta el día de firma de la compra venta en notaría y entrega del bien con el fin de hacer los prorrateos, y el segundo, para hacer el cambio de titularidad de los contadores.
  • Expedientes administrativos pendientes: cualquier tipo de acto pendiente de inspección, notificación o resolución.

Comprendemos que la venta de un bien inmueble no es tan fácil como algunos propietarios consideran. Una buen formación y preparación del profesional inmobiliario es la base del éxito profesional.

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