¿Qué es el Parte de visitas de Inmuebles?

¿Para qué sirve una hoja de visitas?

El parte de visitas o la también denominada hoja de visitas inmobiliaria es un documento en el que queda constancia de la visita de una persona a un inmueble en determinado un día a una hora. Su función responde básicamente a tres própositos vinculados en mayor o menor medida al sector inmobiliario:

  • Herramienta de seguridad policial:  Con la crisis del año 2007 y la liberalización del sector inmobiliario, por ejemplo en Portugal, incrementaron los robos en casas en venta. Utilizaban a menudo el método de hacerse pasar por un comprador potencial. Visitaban el inmueble y se hacían una idea del valor de los objetos del mismo, ¿tiene caja fuerte? preguntaba, sonsacaba información acerca de si estaba ocupado y en qué momentos y por arte de magia el piso aparecía vacío días más tarde.

Las autoridades aconsejaron que se dejara constancia de las personas que visitaban los inmuebles con vistas a tener una posible base de datos de contactos de los chorizos que limpiaban las casas.

  • Constancia de la actividad diaria. En las pequeñas estructuras inmobiliarias se trabaja más en confianza que a nivel empresarial, sin embargo en las grandes organizaciones no vale solo con el CRM que controla y dota de inteligencia a la empresa sino que se precisan sistemas estrictos de control del personal.
  • Base de datos de clientes potenciales: La hoja de visitas también nos sirve para complementar nuestras herramientas de gestión de clientes y obtener algunos datos que nos puedan faltar o dejar constancia de observaciones para la futura conversión del cliente.

La importancia del parte de Control de Visitas

Aunque como hemos visto no tiene un valor jurídico en sí, se trata de una herramienta de gran utilidad por las funciones de control de trabajo, complemento de la información del cliente y en última instancia como documento a presentar en caso de ser requerido por las autoridades.

¿Qué elementos debe contener el parte de visitas?

En general podemos encontrar el documento en internet, pero si tenemos una agencia inmobiliaria sería recomendable personalizarlo con nuestro logo de marca para que sea más corporativo, teniendo siempre en cuenta los elementos que deben aparecer:

  • Identifación del Inmueble: Punto imprescindible para poder agrupar a posteriori todas las hojas de visita de un mismo inmueble y poderlas clasificar correctamente.
  • Los visitantes: Lo ideal sería tener el nombre completo, NIE o pasaporte y datos de contacto. Estos datos nos permitirán una correcta gestión a posteriori con las herramientas de gestión de clientes que utilicemos.
  • Responsable de la visita: Nos permitirá saber quién ha realizado la visita y poder gestionar las tareas de trabajo oportunas en un futuro.
  • Compromiso del visitante: Se trata de una cláusula donde la persona que visita se compromete a no adquirir el inmueble directamente del propietario.
  • Firmas: Incluir la signatura tanto del visitante como del agente responsable de la visita.
  • Observaciones: Podemos incluir cualquier anotación, como por ejemplo si se trata de una primera visita o segunda, e incluir la valoración del visitante que nos servirá como herramienta en una futura negociación del precio con la propiedad en caso de ser necesaria.

¿Qué compromiso adquiero con la agencia cuando firmo el parte de visitas?

Cabe destacar que es un documento sin valor jurídico contractual para el comprador, tal y como se cree en muchos círculos, y así lo pone de manifiesto las múltiples sentencias que hay al respecto. Un parte de visita o la hoja de visitas a un inmueble es simplemente eso, la constancia que la persona ha estado en un sitio en un momento pero no es un contrato que une al potencial comprador con la oficina inmobiliaria.

Para que existiera esa relación entre las partes antes mencionadas se debería  firmar un contrato en el que el comprador declarase que ha leído, entendido y acepta que si realiza cualquier tipo de acción comercial sobre ese bien inmueble en específico lo hará mediante el asesoramiento y culminación de la operación de manos de la empresa inmobiliaria.

Para que se diera esta premisa, con la anticipación oportuna o en la oficina de la empresa, se debería explicar claramente  el alcance del contrato, su duración y sus consecuencias acogidas a Ley y no al libre arbitrio de lo que la empresa determine en el clausulado ya que se podrían considerar leoninas y los tribunales declararían nulo el contrato. De esto sabe mucho Jordi Clotet el cual lo deja reflejado en su libro Personal Shopper Inmobiliario; con su método contratas con el comprador y éste se ve obligado por las condiciones pactadas.

¿Es obligado firmar la hoja de visita?

Como profesionales inmobiliarios la hoja de visita al inmueble la debería firmar el propietario, de esta manera dejaríamos constancia que ha sido nuestra acción empresarial la que ha puesto en contacto, por primera vez, al comprador con el vendedor. Claro, siempre y cuando el contrato de encargo profesional esté bien redactado.

También debemos tener en cuenta que actualmente la hoja de visita al inmueble se firma en la Tablet del asesor y no en soporte papel cargándose directamente en el programa informático.

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